Interaktive Formulare erstellen

Seit der ersten Veröffentlichung unseres PDF-Editors im Jahr 2016 haben uns immer wieder Anfragen von Kunden erreicht, die mit FlexiPDF interaktive Formulare nicht nur ausfüllen, sondern selbst erstellen und bearbeiten wollten.

Mit FlexiPDF 2019 ist dies nun ohne Kompromisse möglich: Mit wenigen Klicks fügen Sie interaktive Elemente wie Auswahllisten, Kontrollkästchen oder Eingabefelder in Ihr PDF-Formular ein. So erzeugte Formulare können von jedem Nutzer, der über einen handelsüblichen PDF-Viewer verfügt, komfortabel ausgefüllt werden.

Um interaktive Formularelemente in Ihr PDF einzufügen, müssen Sie lediglich sicherstellen, dass die Symbolleiste Formularbearbeitung verfügbar ist. Dies erreichen Sie mittels des Menüeintrags Ansicht > Symbolleisten > Formularbearbeitung.

Per Klick auf das gewünschte Symbol können Sie Formularelemente in Ihr Dokument einfügen.

PDFs vergleichen

Ein echtes Highlight von FlexiPDF 2019 ist die „Seite-an-Seite“-Vergleichsfunktion. Diese ermöglicht es Ihnen, zwei beliebige PDF-Dokumente nebeneinander anzuzeigen und synchron zu scrollen. Hilfreich ist dieses Feature insbesondere bei Übersetzungen oder beim Vergleich mehrerer Versionen derselben PDF-Datei.

Um zwei PDFs miteinander zu vergleichen, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

• Öffnen Sie in FlexiPDF eine beliebige PDF-Datei und wählen Sie unter Datei > Zum Vergleich öffnen eine PDF-Datei, die Sie mit ihr vergleichen möchten. Letztere wird links platziert.
• Ziehen Sie zwei PDF-Dateien mit der Maus auf ein leeres FlexiPDF-Programmfenster. Die Reihenfolge, in der Sie die Dateien zuvor ausgewählt haben, bestimmt die Anordnung. Die erste gewählte Datei wird rechts platziert, die zweite links.
• Ziehen Sie eine PDF-Datei mit der Maus auf ein FlexiPDF-Programmfenster, in dem bereits ein anderes PDF geöffnet ist. Die Datei, welche zuerst geöffnet war, wird rechts erscheinen, die andere links.

Die jeweils links platzierte Datei kann dabei lediglich betrachtet werden, während die rechts platzierte Datei auch bearbeitet werden kann:

Bitte beachten Sie, dass Sie nur Dokumente mit der gleichen Seitenanzahl miteinander vergleichen können.

Tipp: Im manchen Fällen kann es hilfreich sein, zwei Dateien nicht nebeneinander zu vergleichen, sondern untereinander. Dazu verwenden Sie den Befehl Ansicht > Übereinander vergleichen.

Schnappschüsse erstellen

Möchten Sie einen Teil Ihres Dokuments „abfotografieren“ und als Bilddatei abspeichern? Nichts leichter als das: Mit FlexiPDF 2019 wählen Sie dazu das neue „Schnappschuss“-Werkzeug aus der Symbolleiste:

Anschließend ziehen Sie mit der Maus einen Rahmen um den Bereich, den Sie als Bild speichern möchten. Es erscheint ein Dialogfenster, mit dem Sie das Dateiformat, die Auflösung und weitere Optionen für die Zieldatei festlegen können:

Mit Klick auf OK speichern Sie den Schnappschuss.

Bates-Nummerierung

Sie möchten einen großen Bestand an PDF-Dokumenten eindeutig durchnummerieren? Einen Stapel an Rechnungen mit eindeutigen Kennnummern versehen? Mehrere Dokumente mit einer einheitlichen Kopf- oder Fußzeile versehen?

Die neue Bates-Nummerierung – auch bekannt als Paginierstempel oder Nummerierstempel – macht es möglich: Sie laden beliebig viele PDF-Dateien – oder ganze Ordner mit PDF-Dateien – in FlexiPDF und fügen ihnen auf einen Schlag fortlaufende Nummern, Text- oder Datumsstempel hinzu.

Dazu rufen Sie Datei > Bates-Nummerierung auf und wählen PDF-Dateien oder Ordner aus, die Sie durchnummerieren möchten. Anschließend legen Sie fest, welche Inhalte in den Kopf- bzw. Fußzeilenbereich der Dokumente eingetragen werden sollen. Das folgende Beispiel illustriert das anhand von Eingangsrechnungen, die eindeutig nummeriert sowie mit dem Datum der Sichtung versehen werden sollen:

Festen Text können Sie hierbei ganz einfach in die Textfelder eintragen. Die dynamischen Inhalte – also Bates-Nummer, Seitenzahl und Datum fügen Sie ein, indem Sie die Schreibmarke in das gewünschte Feld setzen und dann auf die entsprechende Schaltfläche in der Mitte der Dialogbox klicken.

Im unteren Bereich des Dialogfensters finden Sie Möglichkeiten zur Formatierung der Kopf- bzw. Fußzeilen.

Komfortable Bildbearbeitung

Sie kennen es vielleicht: Sie möchten ein Bild, das in ein PDF eingebettet ist, mit einer externen Bildbearbeitungssoftware bearbeiten und anschließend im PDF aktualisieren. Bisher mussten Sie das Bild dazu erst exportieren, bearbeiten, neu einfügen und dann mühsam das neue Bild so positionieren, dass es der Größe und Position des alten Bildes entsprach.

FlexiPDF 2019 nimmt Ihnen all das ab: Ein Klick auf Objekt > Bild > Bearbeiten genügt, um das ausgewählte Bild in Ihrem bevorzugten Bildbearbeitungsprogramm zu öffnen. Nach der Bearbeitung müssen Sie das Bild mit dem Bildbearbeitungsprogramm lediglich speichern. FlexiPDF bemerkt das sofort und fragt, ob das Bild neu geladen werden soll:

Nach der Bestätigung dieser Frage wird das bearbeitete Bild wieder an exakt der Stelle im Dokument eingefügt, an der sich zuvor das Originalbild befunden hat.

Farben suchen und ersetzen

Manchmal ist es nötig, die Farben eines Dokumentes durchgängig zu ändern, zum Beispiel, um ein bestehendes Dokument an das Corporate Design des Unternehmens anzupassen. Die neue Funktion zum Suchen und Ersetzen von Farben erleichtert dies erheblich: Sie müssen lediglich die Farbe wählen, die gegen eine andere ersetzt werden soll, und FlexiPDF erledigt den Rest für Sie. Um Farben zu suchen und zu ersetzen, wählen Sie Bearbeiten > Suchen und ersetzen > Farben:

Im Bereich „Suchen“ legen Sie die Farbe fest, die ausgetauscht werden soll. Mithilfe der Kontrollkästchen beschränken Sie optional die Ersetzung auf die Füll- oder die Umrissfarbe.

Im Bereich „Ersetzen“ legen Sie die Zielfarbe fest. Die Kontrollkästchen bieten Ihnen die Möglichkeit, die Ersetzung auf Text oder Grafiken (Vektorgrafiken) zu beschränken.

Die neue Benutzeroberfläche

Wenn Sie bisher mit FlexiPDF 2017 gearbeitet haben, fällt es Ihnen bestimmt bereits beim ersten Start von FlexiPDF 2019 auf: die Benutzeroberfläche wurde komplett überarbeitet. Die Symbole auf den Symbolleisten wurden komplett neu gestaltet, so dass sie nun perfekt mit dem Aussehen von SoftMaker Office 2018 harmonieren:

Zum Vergleich noch ein Screenshot von TextMaker 2018 für Windows:

Zudem verfügt nun auch FlexiPDF 2019 (wie SoftMaker Office 2018) über einen Fingereingabemodus, in dem die Icons vergrößert dargestellt werden – praktisch beim Einsatz mit Touchscreens und hochauflösenden Bildschirmen.

Um den Fingereingabemodus zu aktivieren, klicken Sie auf das Pfeilchen am rechten Rand einer beliebigen Symbolleiste, wählen den Eintrag Schaltflächen hinzufügen oder entfernen > Anpassen und setzen auf der Karteikarte Optionen das Häkchen bei Große Icons:

Die Überarbeitung der Benutzeroberfläche endet allerdings nicht bei den Symbolen: Wir haben an vielen weiteren Stellen Verbesserungen vorgenommen, die Ihnen die Arbeit erleichtern:

• Die Menüs von FlexiPDF wurden benutzerfreundlicher angeordnet. So sind beispielsweise alle Seitenoperationen im neuen Menü „Seiten“ verfügbar, alle Übersetzungsfunktionen finden Sie direkt über das neue Menü „Übersetzen“.
• Es gibt keinen Unterschied mehr zwischen den Arbeitsmodi „Ansicht“, „Kommentieren“ und „Bearbeiten“, was das Arbeiten mit PDFs intuitiver macht.
• Bei der Auswahl von Schriftarten ist Ihnen der neue Schriftenbrowser behilflich, der Sie dank Vorschaufunktion Schriften visuell auswählen lässt.
• Zahlreiche neue Schaltflächen sowie neu gestaltete Karteikarten und Dialoge machen den Arbeitsablauf schneller.

Komfortable Freischaltung des Programms

Zum Vorgänger FlexiPDF 2017 haben uns wiederholt Supportanfragen von Kunden erreicht, die Schwierigkeiten mit der Freischaltung der Software hatten. Das haben wir uns zu Herzen genommen: die Freischaltung von FlexiPDF 2019 wurde von uns komplett überarbeitet und wie bei SoftMaker Office gestaltet. Auch FlexiPDF aktivieren Sie nun mit einem einfachen numerischen Produktschlüssel statt des alten umständlichen Mixes aus Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern und Bindestrichen:

Weitere Neuerungen

• Mit dem Befehl Dokument > Aufteilen können Sie mehrseitige PDF-Dateien in mehrere kleinere mit einer bestimmten Seitenzahl aufteilen.
• Passen Sie mit dem neuen Befehl Text > Einpassen Text automatisch so an, das er optimal in seine Textbox passt.
• Das Dialogfenster „Preflight“ (Datei > Preflight) bietet die neue Funktion „Auto-Reparatur“. Damit können Sie Text, der nicht in die Textboxen passt („Überlauftext“) blitzschnell automatisch einpassen.
• Lassen Sie FlexiPDF die Zeichensatzbelegung fehlerhaft kodierter PDF-Dateien automatisch korrigieren mit der neuen OCR-gestützten Autokorrektur (Text > Schriften neu belegen).

Wir hoffen, Ihnen mit diesem Beitrag einen ersten Überblick über die neuen Features von FlexiPDF 2019 verschafft zu haben.

Wenn Sie uns Ihre Eindrücke, Anmerkungen oder Verbesserungsvorschläge mitteilen möchten, zögern Sie nicht, die Kommentarfunktion dieses Blogs dafür zu verwenden. Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldungen!

Für konkrete Fragen zur Anwendung von FlexiPDF steht Ihnen außerdem unser Supportteam gerne zur Verfügung.

Sollten Sie sich die Testversion noch nicht heruntergeladen haben, finden Sie diese hier.

Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Spaß beim Ausprobieren von FlexiPDF 2019!