Viele Gründe sprechen dafür, PDF-Dateien bearbeiten zu wollen. Eine Auswahl: Aus Webseiten erstellte PDFs sehen nur selten so aus, wie man sie braucht. Als PDF gespeicherte Rechnungen enthalten oft unnötige Fußzeilen und Links. Bei für das Archiv gespeicherten Online-Artikeln kann es sogar vorkommen, dass Werbebanner wesentliche Textteile verdecken.

Eine weitere Motivation zur Bearbeitung von PDFs kann sein, ein Dokument zu straffen, indem man Deckblätter entfernt oder nicht benötigte Kapitel wegkürzt. Vielleicht möchten Sie auch einen Absatz herauskopieren, um ihn in einer Hausarbeit zu zitieren. Oder Sie brauchen das Logo aus einer PDF-Datei für eine Präsentation. Vielleicht müssen Sie auch ein Dokument übersetzen und haben dafür nur eine PDF-Datei erhalten (sowas passiert).

Dann gibt es den Moment, wo Sie feststellen, dass Ihre ansonsten perfekt exportierte PDF-Datei einen Tippfehler enthält, und Sie wirklich nicht extra Ihr schwerfälliges DTP-Paket in Gang setzen wollen, nur um diesen winzigen Fehler zu korrigieren. Auch wenn Sie es bis eben noch nicht wussten: Sie brauchen wirklich einen PDF-Editor.

Die Basics gibt’s umsonst

FreePDF ist eine Windows-Anwendung, um grundlegende Probleme mit PDF-Dateien zu lösen. Wie der Name schon sagt, ist sie völlig kostenlos – Sie geben Ihre E-Mail-Adresse ein, laden den Installer herunter und aktivieren die Anwendung mit dem Code, den Sie per Mail erhalten.

Mit FreePDF können Sie Seiten entfernen und neu anordnen sowie Textfelder und Bilder entfernen oder verschieben. Sie können dem Dokument neue Text- und Grafikelemente hinzufügen, z.B. Notizen, Logos oder Fotos. Sie können mit der Anwendung auch Formulare ausfüllen.

Die Haupteinschränkung von FreePDF besteht darin, dass sich bestehender Text nicht bearbeitet lässt.

Korrigieren Sie „Teppfihler“ in Ihren PDFs

Zur Textbearbeitung hat FreePDF ein kommerzielles Pendant: FlexiPDF. Zu den zusätzlichen Möglichkeiten von FlexiPDF gehören das Einfügen leerer Seiten, eine Rechtschreibprüfung und der Vergleich der Änderungen zwischen mehreren Versionen einer PDF-Datei. Das Programm bietet auch die Möglichkeit, Text zu suchen und zu ersetzen – sogar über mehrere Dokumente hinweg.

Vor allem aber bietet FlexiPDF zahlreiche Export-Optionen. PDFs lassen sich in den Formaten TextMaker, Microsoft Word, HTML und ePUB (für E-Books) speichern. Bilder lassen als JPEG, PNG oder TIFF exportieren.

Wenn’s ernst wird: FlexiPDF Professional

Fortgeschrittene Benutzer stellen möglicherweise zusätzliche Anforderungen wie z.B. die Möglichkeit, PDFs nebeneinander zu vergleichen, fortlaufende Seitenzahlen hinzuzufügen, Wasserzeichen einzubetten oder eine Bates-Nummerierung zur Indexierung von Dokumenten einzubinden. Genau hier glänzt FlexiPDF Professional.

FlexiPDF Professional enthält eine OCR-Engine, die bildbasierte PDFs wie Zeitschriftenartikel eingescannte Rechnungen in editierbaren Text umwandeln kann. Sie verarbeitet auch PDFs, bei denen sämtlicher Text in Vektorformen vorliegt. FlexiPDF Professional kann auch interaktive PDF-Formulare erstellen.

Darüber hinaus lassen sich mit dieser Version vertrauliche Informationen in PDFs sicher schwärzen. Übersetzer wissen die Möglichkeit zu schätzen, Inhalte für externe Übersetzungssoftware wie memoQ oder SDL Trados zu exportieren.

Ein vollständiger Vergleich des Funktionsumfangs von FreePDF, FlexiPDF und FlexiPDF Professional würde den Rahmen dieses Artikels sprengen, steht aber als Tabelle online.

Und so geht das

Das Windows-basierte Setup-Programm richtet sowohl die Anwendung ein als auch einen virtuellen Druckertreiber. Sie können also ein beliebiges Dokument in der zugehörigen Anwendung öffnen, dort den Druckdialog öffnen und „FlexiPDF“ als Drucker auswählen – und sofort öffnet sich die Datei zur Bearbeitung in FreePDF bzw. FlexiPDF.

Mit FreePDF können Sie Textblöcke mit Anmerkungen erstellen, überflüssigen Text, Bilder oder Seiten löschen und die Seitenelemente bei Bedarf neu anordnen. Wenn alles passt, können Sie die PDF-Datei mit einem Passwort vor weiterer Bearbeitung durch Dritte schützen.

Hier ein einfaches Beispiel: Diese PDF-Datei aus einem Online-Artikel im Time Magazine enthält auf allen Seiten ein Werbebanner, das wichtigen Text überlagert. Wählen Sie das Objektwerkzeug (Tastaturkürzel: V) und klicken Sie auf den Rahmen, den Sie loswerden möchten. Drücken Sie die Entf-Taste, um zu sehen, ob Sie das richtige Element erwischt haben. Wenn dabei auch ein Teil des Seiteninhalts verschwunden ist, wählen Sie einfach Bearbeiten > Rückgängig oder Strg+Z, klicken Sie auf einen anderen Rahmen und versuchen Sie es erneut.

Sie können auch ein Auswahlrechteck um die Elemente ziehen, die Sie entfernen möchten. Wenn Sie feststellen, dass dabei auch Teile der Seite ausgewählt wurden, die Sie behalten möchten, halten Sie auf Ihrer Tastatur die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie auf die Seitenelemente, die bleiben sollen. Wenn Sie fertig sind, entfernen Sie die Elemente mit der Entf-Taste.

Bei FreePDF müssen Sie dies auf jeder Seite einzeln durchführen, auf der das störende Element vorkommt. Mit FlexiPDF können Sie den Vorgang verkürzen, indem Sie die zu löschenden Elemente auf einer Seite markieren, um dann Bearbeiten > Auf mehreren Seiten löschen zu wählen. Dieser Befehl entfernt das Element durchgehend im gesamten Dokument.

Eine Warnung noch: Sollte das ausgewählte Element über einem anderen Seitenelement liegen, kann es vorkommen, dass „Auf mehreren Seiten löschen“ auch Inhalte löscht, die sich unter dem zu entfernenden Element befinden. In diesem Fall sollten Sie zur ursprünglichen Version des Dokuments zurückkehren (Datei > Zu vorheriger Version zurückkehren) und die Elemente wie oben beschrieben manuell entfernen.

FreePDF kann Seiten und Seitenelemente zwar verschieben und löschen, aber keinen vorhandenen Text bearbeiten. Für diese Aufgabe brauchen Sie FlexiPDF.

Text in FlexiPDF bearbeiten

In vielen Fällen zerlegen PDF-Konverter fortlaufenden Text in einzelne Blöcke; gelegentlich wird sogar aus jeder Zeile ein eigener Textblock – urgs. Das macht die Bearbeitung von Texten sehr mühsam.

FlexiPDF bietet Werkzeuge, um diesen Missstand schnell zu beheben. Das „Textverbindungswerkzeug“ sorgt dafür, dass Text von einem Textfeld in ein anderes fließt. Wählen Sie das Werkzeug aus der Symbolleiste, klicken Sie auf den ersten Textrahmen und dann auf die folgenden Boxen. Große Zahlen bestätigen die Reihenfolge der verknüpften Rahmen. Wenn Sie die Reihenfolge ändern wollen, klicken Sie wiederholt auf die Rahmen.

Ist der Text in einzelne Zeilen aufgeteilt, kann diese Vorgehensweise zu zeitaufwendig sein. Hier hilft die Funktion „Aktualisieren“. Wählen Sie hierfür zunächst in der Symbolleiste das Textbearbeitungswerkzeug.

Ziehen Sie dann einen Textrahmen um die Textblöcke, die Sie zusammenführen möchten. Wählen Sie dann im Menü den Befehl Text > Textbox > Aktualisieren (Tastenkombination: Strg+Umschalt+B). Sofort werden die einzelnen Textzeilen zu einer zusammenhängenden, editierbaren Textbox zusammengeführt, normalerweise ohne dass es zu Änderungen im Seitenlayout kommt. Clevere Sache, oder?

Probieren Sie es aus! Wenn Sie FreePDF noch nicht heruntergeladen haben, bekommen Sie das Programm hier kostenlos.

Wenn Sie mehr brauchen, sollten Sie FlexiPDF in Betracht ziehen, den PDF-Editor von SoftMaker mit allen Funktionen. Die Testversion ist ebenfalls kostenlos.